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Fiscal

TVA et taxes assimilées

Factures papier numérisées envoyées par courrier électronique : la voie postale écartée

Pendant la durée de l'état d’urgence sanitaire, il est possible, en cas d’envoi par courrier électronique d’une facture papier numérisée, de se dispenser d’un envoi parallèle de cette facture par voie postale.

Pour qu'une facture soit une facture électronique, l'intégralité du processus de facturation doit être électronique (CGI art. 289, IV). Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas en principe une facture électronique, mais une facture papier.

Selon nos informations, pendant la durée d'état d'urgence sanitaire, le service du Contrôle fiscale de la DGFiP admet, y compris aux fins de l’exercice du droit à déduction du destinataire, que ce type de facture, émise sous forme papier puis numérisée, soit adressé par courrier électronique par tout fournisseur à son client sans qu’il y ait besoin d’adresser par voie postale la facture papier correspondante.

Toutefois, afin de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de ces factures papier, qu'elles soient ou non numérisées en vue de leur conservation, des contrôles établissant une piste d’audit fiable doivent être mis en place par les assujettis qui les émettent et/ou les reçoivent.

Ensuite, ces factures papier peuvent être conservées, tant par le fournisseur que par le client, sur support informatique, sous réserve de respecter les conditions énoncées à l’article A. 102 B 2 du Livre des procédures fiscales (LPF), ou sur support papier.

L'article A. 102 B 2 du LPF impose la conservation de la facture sous format PDF, assorti d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent. Par tolérance, pendant la durée de l'état d'urgence sanitaire, la DGFiP admet que le client puisse conserver sous format PDF la facture « papier » reçue par courrier électronique. À l’issue de cette période , il lui appartiendra de la conserver sur support papier en l’imprimant ou de la numériser en respectant les dispositions précitées du LPF.

Rappelons que, pour la conservation des factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont deux possibilités (BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-§ 10-20/07/2018) :

-soit elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l'impression de deux documents : l'original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ;

-soit elles conservent les factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier dans les conditions précisées ci-après.

Afin d'assurer la conservation des factures de vente conçues électroniquement pour être adressées sur support papier, les assujettis peuvent (LPF art. A. 102 B-2 ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-§ 30-20/07/2018) :

-soit imprimer les exemplaires papier des factures de vente émise sous forme papier, numériser ces exemplaires et les sécuriser ;

-soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3 en garantissant la reproduction à l'identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente.

Dans tous les cas, la numérisation de ces factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique.

Pour aller plus loin

Dictionnaire fiscal RF 2020, §§ 55665 à 55671, 55680 à 55690

https://www.impots.gouv.fr/portail/node/13467